Los retos de la administración y la gestión de una nueva empresa

Ser un profesional independiente y desarrollar proyectos alineados con los intereses personales son los principales motivos para lanzarse al mundo de la empresa. Sin embargo, este es un verdadero reto para los directivos a nivel logístico: es importante llevar bien la economía con una cuenta para empresa, establecer un buen sistema de recursos humanos, controlar el stock…

Estas son tan solo tres de las muchas realidades a las que las personas que llegan al mundo profesional como dueños de su propio proyecto se enfrentan. No obstante, suelen generar estrés, desconcierto y, en ocasiones, errores que luego llevan a sanciones o a problemas económicos y de gestión.

Cámaras de comercio, asociaciones de profesionales, especialistas fiscales y asesores laborales coinciden en destacar algunos puntos relativos a la administración y gestión de una nueva empresa que se deberían tener en cuenta antes de iniciar la actividad profesional.

Las personas que están diseñando en estos momentos su pequeña pyme o que van a hacer una gran inversión para dirigir su propia SL o SA llegarán mejor preparados tras tener en cuenta los siguientes puntos.

La gestión económica de la empresa

Los movimientos de ingresos, gastos, deudas, impagos o cobros aplazados añadidos al estrés que supone lidiar con la economía de una empresa es una tarea muy ardua. Por eso, desde los sectores especializados recomiendan formarse y establecer un protocolo claro sobre cómo se va a llevar el registro económico en la empresa.

Lo principal es separar vida personal y profesional. Para ello existen opciones bancarias como las cuentas para autónomos, adaptadas a este tipo de actividad y que hacen posible que la persona tenga sus finanzas personales separadas de las de la actividad profesional.

Más allá de esto, es importante dedicar tiempo a crear una serie de normas sobre cómo se va a facturar, quién va a tener acceso a las cuentas, qué tipo de cobros aplazados va a permitir en su empresa, etc.

El siguiente punto vital para tener un orden claro en la gestión es contar con un sistema de registros claro e infalible. Eso en la actualidad no es tan difícil, gracias a la cantidad de software ERP que existen en las empresas. Estos programas permiten desde realizar facturas de manera automática hasta controlar, en un solo vistazo, quiénes son los clientes que acumulan deudas que deben ser reclamadas.

Además, gracias a las recientes normativas como la Ley Antifraude también permiten comunicar la facturación de manera automática con la Hacienda Pública, de modo que se reduce la posibilidad de error en el pago de impuestos y se mejora la transparencia tanto de cara a las autoridades como a los propios clientes.

El trabajo con el personal

Puede parecer que esto solo afecta a grandes corporaciones con plantillas de centenares de personas. Sin embargo, independientemente de su tamaño, cualquier empresa tendrá que lidiar con problemas relativos al personal.

Si se trabaja como profesional independiente, habrá que establecer qué tiempos se dedican al trabajo y cuáles a la gestión económica, pago de impuestos, diseño de marketing, etc.

Si se cuenta con empleados a cargo, entonces las decisiones giran en torno a cómo mejorar la eficiencia de estos, de qué manera mantener el equipo cohesionado, cómo lograr que mejoren sus capacidades y, sobre todo, cómo conseguir que estén satisfechos con su situación laboral.

Aspectos legales

Cualquier actividad profesional, sea del sector que sea, se ve afectada por un amplio aparato de normas, obligaciones legales y limitaciones que se deben valorar para evitar inspecciones y sanciones. Al principio, será necesario llevar a cabo los siguientes trámites:

• Definir la estructura jurídica de la empresa.
• Registrarla debidamente.
• Obtener el número de identificación fiscal.
• Darla de alta en los sectores de actividad pertinentes.

También se debe tener en cuenta si la actividad profesional va a estar relacionada con clientes en el extranjero, ya que en este caso será necesario contar con el IVA extracomunitario con el fin de registrar debidamente esa facturación. Además, se tendrá que valorar la solicitud de licencias, obtención de permisos, solicitud de patentes. Todo ello requiere de un buen respaldo legal para completar correctamente cada una de las solicitudes.

El liderazgo en la empresa

Aunque no se trata de algo tan tangible como los puntos anteriores, la gestión del liderazgo en la empresa es clave para determinar el éxito de la misma.

En los últimos años, ha habido un gran cambio de paradigma: los jefes ya no se posicionan como figuras lejanas e inaccesibles que infunden temor y respeto a los empleados. Las nuevas tendencias demuestran que un líder humano, que comprende a su plantilla y respeta a todos los actores involucrados en la actividad, consigue mejores resultados.

Esa perspectiva del liderazgo también se entrena: el empresario debe esforzarse por adquirir capacidades comunicativas, aprender a tomar decisiones bajo presión, saber comunicarse de manera empática, etc.

Además, es muy relevante que tenga clara cuál es su visión de la empresa desde el primer momento. De esta manera, podrá transmitirla no solo a sus empleados, sino al resto de la sociedad, incluirla en sus decisiones estratégicas e incluso trasladarla al modo de fabricación de sus productos u oferta de sus servicios.

Estos son las principales valoraciones que se deberían valorar a la hora de poner en marcha cualquier tipo de actividad empresarial. Valorando todas y cada una de ellas, los emprendedores pueden llegar mucho más preparados al momento en el que tengan que levantar por primera vez la persiana de su negocio para dar el mejor servicio al público.