Gestores administrativos presentan un Decálogo de Buenas Prácticas para que las notificaciones funcionen bien

El presidente del Consejo General de Gestores Administrativos, Fernando Jesús Santiago Ollero, ha presentado este viernes un Decálogo de Buenas Prácticas en la Emisión de Notificaciones Electrónicas, una propuesta "concreta" para que las notificaciones digitales sean "claras, previsibles y respetuosas con la vida de ciudadanos".

Según un comunicado del consejo, la iniciativa da continuidad a la campaña #StopNotificaciones24h, impulsada por los Gestores Administrativos desde 2024, que reclama el fin de las notificaciones fuera de horario y la puesta en marcha de estándares comunes de calidad.

"Lo que pedimos es sentido común y calidad de servicio. Notificar un sábado por la tarde o un festivo no es digitalización: es una gestión inadecuada que genera inseguridad jurídica, estrés y errores evitables. Con estas diez prácticas, la Administración gana eficiencia y legitimidad, y la ciudadanía obtiene claridad y tiempo", ha subrayado Santiago Ollero.

Entre sus medidas, el decálogo indica que la emisión de notificaciones electrónicas deberá realizarse, con carácter general, en días laborables y dentro del horario comprendido entre las 08:00 y las 18:00 horas, de lunes a viernes.

De acuerdo con los gestores administrativos, la programación de notificaciones fuera de este margen horario --incluyendo noches, fines de semana o festivos-- "deberá reservarse únicamente para situaciones excepcionales, debidamente justificadas por motivos de urgencia administrativa, imperativo legal o interés público inaplazable".

Asimismo, con el fin de facilitar una "adecuada" planificación de recursos y garantizar una gestión más "eficiente" y "ordenada" de las cargas de trabajo, el documento sugiere que las administraciones públicas establezcan y hagan públicos calendarios orientativos de emisión de notificaciones asociadas a campañas masivas o actuaciones administrativas previstas.

"Esta previsión permitirá a los colectivos profesionales anticipar la recepción y tratamiento de un volumen elevado de comunicaciones y garantizar una atención de calidad a la ciudadanía", han sostenido desde el Consejo General de Gestores Administrativos.

RESPETO A LOS PERIODOS DE ALTA CARGA FISCAL Y ADMINISTRATIVA
Por otro lado, el decálogo señala que las administraciones deberán evitar, "siempre que sea posible", la emisión de notificaciones electrónicas "coincidiendo con los periodos de máxima carga fiscal o administrativa, tales como cierres trimestrales, campañas de IRPF o fechas relevantes del calendario tributario".

El consejo apunta que la medida "busca no interferir en momentos críticos para la actividad de asesoramiento y gestión que realizan los profesionales, garantizando así un mejor cumplimiento de las obligaciones tanto por parte de las empresas como de los ciudadanos".

Para ello, los gestores administrativos expresan que "se elaborará anualmente, con la participación de los Colegios profesionales, una propuesta de "días de alta carga fiscal" que sirva de referencia para las distintas administraciones".

A su vez, el decálogo recoge que cada notificación electrónica deberá incluir "de forma explícita" información sobre su nivel de urgencia, la fecha límite de contestación o cumplimiento y la entidad emisora correspondiente.

En caso de que un mismo sujeto reciba varias notificaciones procedentes de una misma administración, el documento subraya que estas "deberán agruparse o presentarse de forma ordenada para facilitar su gestión y evitar la dispersión documental".

Cuando la recepción de notificaciones sea canalizada a través de un representante o apoderado, deberán habilitarse mecanismos que permitan su clasificación por representado, dotando al sistema de "herramientas que favorezcan la eficiencia en la gestión multicliente".

Igualmente, el consejo recalca que dado que la falta de acceso a una notificación electrónica "no impide su eficacia jurídica" --ya que "se considera practicada por el mero transcurso del plazo habilitado para su consulta"--, resulta "conveniente" establecer protocolos de aviso o recordatorio "en aquellos casos en que las notificaciones caduquen sin haber sido abiertas".

"Esta medida no busca modificar su validez legal, sino introducir una capa adicional de garantía para minimizar el impacto de posibles errores técnicos, fallos de los sistemas de aviso o dificultades de acceso por parte del destinatario", asegura el consejo.

COMISIÓN BILATERAL DE SEGUIMIENTO
Otra propuesta incluida en el decálogo es la activación de un sistema de avisos por SMS flexible y configurable por parte de los usuarios, de modo que "puedan seleccionar en qué casos desean recibir este tipo de alertas y evitar duplicidades innecesarias con las notificaciones ya comunicadas por otros canales, como el correo electrónico".

Además, el decálogo contempla el desarrollo de un cuadro de mando compartido que permita conocer en tiempo real la situación y evolución del sistema de notificaciones electrónicas.

El Consejo General de Gestores Administrativos explica que dicho panel deberá ofrecer "información agregada y desglosada" sobre los principales indicadores, como el volumen de notificaciones emitidas, las entidades emisoras, los tiempos medios de respuesta, las incidencias detectadas o los porcentajes de caducidad, entre otros.

El documento también expone que, con carácter previo al envío de notificaciones masivas dirigidas a ciudadanos o empresas, tendrá lugar el establecimiento de un procedimiento de remisión de los modelos o borradores de comunicación a las organizaciones profesionales representativas (Colegios, Consejos Generales, Asociaciones), con el fin de que "puedan emitir un informe no vinculante".

Los gestores administrativos destacan que esta colaboración "contribuirá a garantizar que los mensajes sean claros, adecuados y comprensibles, minimizando errores de interpretación o inseguridad jurídica entre los destinatarios".

Por otra parte, el consejo plantea la creación de canales específicos y preferentes de atención a colegios profesionales y entidades colegiadas con capacidad de representación, con el objetivo de resolver "con la mayor celeridad" las incidencias técnicas o consultas operativas que puedan surgir en relación con la gestión de las notificaciones electrónicas.

Como décima medida, el decálogo remarca que la Administración "se compromete" a constituir, junto con los representantes de los Colegios profesionales y otros colaboradores, una comisión bilateral de seguimiento del sistema de notificaciones electrónicas.

La comisión tendrá como funciones el análisis periódico de su funcionamiento, la evaluación de las buenas prácticas, la identificación de áreas de mejora y la propuesta de medidas innovadoras que contribuyan a la construcción de una administración digital "más accesible, eficiente y cercana".

"Los gestores administrativos hemos venido denunciando -con #StopNotificaciones24h- un modelo que castiga a los más pequeños: autónomos y pymes. Hoy ofrecemos una solución completa y ejecutable. Si la Administración adopta este decálogo, todos saldremos ganando", ha concluido el presidente del Consejo General de Gestores Administrativos.